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| ©Alexandre Marchetti/Itaipu Binacional |
Quem compra algo pela internet busca facilidades como receber o produto em casa, poder acompanhar o envio do pedido de forma on-line, não precisar se deslocar até os Correios. As mesmas comodidades estarão disponíveis ao público que precisa protocolar documentos à Itaipu com o lançamento do sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos. A partir desta segunda-feira (21), o link de acesso já está disponível no Portal da Itaipu.
O novo sistema é destinado exclusivamente ao público externo que precisa fazer algum tipo de comunicação oficial com a Itaipu - exceto contatos de natureza financeira ou da Ouvidoria (veja exceções abaixo) - desde a solicitação de um crachá ou acesso à empresa, até um pedido de doação, apoio financeiro ou a apresentação do Coral de Itaipu. �??No geral, as pessoas que têm qualquer contato oficial com a Itaipu acabam fazendo isso por meio de um protocolo�?�, resume o gestor da plataforma de Protocolo Eletrônico, Cyd Vinicius Petrin e Souza, do Centro de Documentação da Itaipu Binacional.
Estas solicitações, explica Cyd Vinicius, eram enviadas pelos Correios ou pessoalmente, sendo necessário que a pessoa se deslocasse à Central de Protocolo, no Centro Executivo. Em 2019, segundo dados da Divisão de Serviços Gerais, área responsável por esse atendimento, foram protocolados 35.523 documentos, somente do público externo. O deslocamento da pessoa, os gastos postais e o uso do papel no processo não serão mais necessários com o novo sistema.
�??A Central de Protocolo vai continuar administrando os documentos, mas, agora, também de forma eletrônica�?�, resume Cyd. �??Além disso, como o protocolo eletrônico é integrado ao Siscor [sistema interno], os documentos cadastrados por lá passam pela triagem da Central de Protocolo e são encaminhados, via Siscor, aos usuários internos�?�.
De acordo com Cyd, o novo sistema traz modernidade, praticidade, agilidade e economia em todo o processo de protocolo de documentos. �?, ainda, uma forma de evitar o fluxo das pessoas e contribuir com o combate à pandemia da covid-19.
Para dúvidas, ligar na Central de Protocolos no número 45 3520-5360 ou mandar e-mail para [email protected].
São vários os tipos de documentos que podem ser enviados pelo Protocolo Eletrônico, Veja alguns exemplos:
- Documentos contratuais (solicitação de crachá, acesso, permanência, ordem de início de serviço, justificativas de penalidades contratuais, nomeação e substituição de preposto, informação, declaração de representantes da empresa);
- Pedido de doação, patrocínio ou convênio;
- Solicitação de poda de condução, de regularização de imóveis e moradias, de visitas, de apoio com transportes (escolas);
- Pedido de apresentação do Coral da Itaipu;
- Solicitação de documentos jurídicos, de georreferenciamento, de manutenção de veículos e embarcações (convênios);
- Solicitações sindicais, de apoio financeiro (estradas, eventos, reformas);
- Termo de credenciamento para acesso ao portal de compras;
- Envio de ART (anotação de responsabilidade técnica);
- Prestação de contas;
- Convite para eventos.
Protocolo interno não muda
O novo sistema de protocolo eletrônico não impacta na rotina de empregados e demais usuários internos. Estes deverão continuar utilizando o Siscor ou outros sistemas específicos no trâmite de documentos internos. Também não houve alteração para os documentos de natureza financeira que devem continuar sendo enviados ao Portal de Pagamentos (PPIB). Finalmente, as manifestações pertinentes à Ouvidoria �?? denúncias, sugestões, críticas e elogios �?? também devem manter o fluxo por meio dos canais de Ouvidoria.
ASSECOM
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